В 2013 году проект UMI.RU — это сервис по созданию бесплатных сайтов за 5 минут, объявил о 200 000 пользователе. Меньше чем за год это сервис заслуженно стал одним из лидеров рынка в сегменте «конструктор сайтов». Тем более приятно и почетно, что в успехе сервиса есть доля работы и нашей веб-студии.
В процессе работы над проектом были придумана такая система, которая позволила одному менеджеру довольно легко управлять таким огромным количеством информации и версионностью файлов. За время работы сменилось 3 менеджера со стороны заказчика, техническое задание из двух абзацев превратилось в документ на 15 страниц, плюс надо было вести учет сданных и оплаченных работ и не запутаться во всем этом. Итак как мы это делали и какие проблемы решали.
1. Проблема первая: Выдать задачу и принять работы.
Традиционная схема работы такая:
1. Заказчик дает список сайтов, которые надо сделать.
2. Менеджер дает задание Дизайнеру
3. Дизайнер делает макет главной страницы каждого сайта.
4. Менеджер согласовывает дизайн с Заказчиком.
5. Заказчик дает правки к дизайну или добро на внутренние страницы.
6. Менеджер пересылает правки Дизайнеру
7. Дизайнер делает правки и пересылает Менеджеру.
8. Менеджер сдает дизайн Заказчику.
9. Заказчик утверждает дизайн.
10. Менеджер запрашивает макеты в psd-формате.
11. Дизайнер высылает макеты в psd Менеджеру
12. Менеджер пересылает макеты psd и акты выполненных работ Заказчику.
Все хорошо, когда сайт один. А когда их 10? 20? 30? Нам нужно было сделать 101 сайт. Причем каждый сайт в 3 цветовых решениях. Заказчик требовал каждую страницу сайта в отдельном файле psd.
Очевидным решением было исключить менеджера из этапа пересылки файлов и приема правок от Заказчика.
Сделали связку Google.Docs и teamer.ru. В Google.Docs создали таблицу с перечнем всех сайтов, и оттуда давали ссылку в проект на teamer.ru куда Дизайнер выкладывал макеты сайтов, а Заказчик давал правки. Оба решения абсолютно бесплатные и вот как это выглядело:
по Клику на ссылку, участник проекта попадал в ветку обсуждения. Ветка в Тимере имела такой номер и название, и в него были подключены все действующие лица: Менеджер от Заказчика, Менеджер от Веб-студии, Дизайнер.
Это решение позволило гибко управлять проектом. Во первых, при смене менеджера со стороны заказчика (а это происходило трижды) мы просто подключали нового менеджера и он видел историю переписки и то, что было согласовано предыдущим менеджером. Когда дизайнер прикреплял новый файл, уведомление об этом приходило обоим менеджерам. Предпросмотр макета внутри ветки позволял не захламлять компьютер промежуточными файлами. Исходники в psd Заказчик скачивал сам, как только они загружались в ветку. Просто, элегантно и абсолютно бесплатно.
2. Проблема вторая. Контроль сроков и исполнителей на проекте.
На проекте была куча исполнителей. Одних дизайнеров на старте было человек 12. В процессе эволюции осталось четверо. Потом дизайн уходил верстальщику, который делал шаблон xslt и должен был так же сдать его тех.стороне Заказчика на проверку.
Каждый файл проходил несколько статусов:
1. Задание выдано дизайнеру.
2. Дизайнер принял задание в работу.
3. Дизайнер выполнил задание.
4. Заказчик принял задание на проверку.
5. Заказчик проверил задание.
6. Заказчик принял/не принял дизайн.
7. Дизайн передан в работу верстальщику.
и так далее…
Итак, у нас 101 сайт, у каждого из которых минимум 7 статусов у каждого из 2 исполнителей. Менеджеру нужно контролировать 2828 статусов проекта. Принял/не принял дизайнер задание (человек может пропасть без объяснения причин), у дизайнера стоит срок сдачи дизайна и его надо контролировать..
Как контролировать исполнителей и сроки и при этом не тратить на это уйму времени?
Работала связка: назначение исполнителя в ветку проекта в teamer и обозначение цветом статуса проекта в Google.Docs. Менеджер создавал в teamer пустые задания с номером сайта и назначал туда исполнителей. Одному исполнителю 10 сайтов в неделю. Дизайнеру приходило уведомление на почту, он делал за неделю пачку из 10 макетов. Когда макеты были загружены, Заказчик проверял и комментировал пачку. Как только макеты были окончательно приняты, дизайнер от ветки отключался, и подключался верстальщик.
Мы использовали систему условных обозначений и цвета, для обозначения статуса каждого этапа в той же таблице в Google.Docs, вот как это выглядело.
Удобно, просто и позволило тратить менеджеру 2 часа в неделю на контроль задач по проекту.
После того, как исполнитель выкладывал в teamer свою часть файлов, он отмечал это в общей таблице. Заказчик видел на одной странице все статусы проектов. После того, как дизайн утверждался, верстальщик знал, что может делать свою часть работы.
Эта же таблица служила основанием для оплаты выполненных работ. Можно было еженедельно контролировать скорость выполнения.
При желании можно было использовать установку дедлайнов в teamer и тогда получалась такая картина:
Сейчас на проекте UMI.RU более 500 шаблонов, и если вам нужно сделать сайт, это можно реально сделать за 5 минут. Возможно вы даже выберете тот шаблон, который мы сделали в веб-студии «Инфодонск».