Как мы 2 раза пытались и не внедрили Битрикс 24

Я уже писала длинную статью про то как мы мучались с выбором CRM системы. Статья вызвала горячий отклик, пользователи в комментариях требовали продолжения и теперь я готова поделится очередной неудачной попыткой внедрить на этот раз Битрикс24.
Внимание! Очень длинная статья с граблями и скриншотами!

С Битриксом мы знакомы давно, пробовали еще самую первую версию, которая тогда только вышла. Тогда система в компании просуществовала пару месяцев и само собой все затихло. Как только я переставала ставить туда задачи, о CRM благополучно забывали. Финансовой отчетности там не было, так что мне, как руководителю она тоже мало помогала.

Ситуация изменилась летом этого года. Мы делали сайт для клиента и разработчики вели проект в ветке Битрикс24. Я была просто в восторге! У меня была одна ссылка, в которой хранились все файлы по проекту, комментарии меня как маркетолога, клиента, разработчиков, дизайнера. Так быстро и просто, без потери информации я делала сайт в первый раз.

Воодушевившись положительным опытом, я снова зарегистрировалась на портале www.bitrix24.ru я с энтузиазмом стала подключать туда сотрудников и вносить задачи.

Основной идеей было — сделать форму приема входящих заявок, так чтобы она сразу попадала в CRM систему и можно было назначить исполнителя на этот вид работ. Так как у нас много типовых работ (запуск рекламной кампании в Яндекс.Директ у нас прописан в бизнес-процессе и там 39 пунктов, важно их все выполнить) хотелось, чтобы к клиенту, который оплатил, сразу привязывался список работ, которые чекает назначенный исполнитель. В описании Битрикс24 такие функции были.

Я честно посмотрела несколько обучающих вебинаров по Битриксу и так же ничего в них не поняла. Компания регулярно выдает вебинары, в которых рассказывает про какую то супер-фишку. Например, про интеграцию с телефонией.

Но внятного видео, как начать работать я так и не нашла. К счастью интерфейс стал более приятный, на помощь пришел метод научного тыка.

 

Сотрудники добавились без проблем. Но тут встал вопрос как организовать наши проекты.

Битрикс предлагает отдельный раздел CRM в котором есть Компании и Сделки. И отдельно Задачи и Проекты.  Когда летом 2017 года мы вносили свои данные, была еще такая сущность как Группы. На этом возникла первая сложность.
Мне было непонятно чем они отличаются друг от другая и какую сущность выбрать единицей моего проекта.
То есть мне надо завести карточку компании, с которой я работаю, чтобы к ней прикреплять задачи по этой кампании и назначать исполнителя.
К счастью, знакомые внедренцы Битрикса посоветовать использовать Группы.
Получился вот такой список.

Дальше нужно было создать форму для приема заявок и встроить ее на сайт.

Раздел CRM правда организован довольно странно и я не с первого раза нашла, где эти формы можно сделать.

Форма оказалась довольно крутая — можно было вставить в нее поля, которые будут попадать сразу в нужный раздел.
Но, сразу возникла глобальная проблема. Мне нужно было спросить в заявке специфичные данные, а в Битриксе их не было. Я спрашивала у клиента Географию его рекламной кампании, планируемый бюджет, вид его деятельности, доступ в Яндекс.Метрику или предыдущей кампании, цель обращения и как он будет оценивать эффективность рекламной кампании.

Поиск в справке ничего не дал. Видеообзора не было. Я истыкала все. Куда добавить неспецифичные поля было неясно.

К счастью мне опять помогли ребята, которые занимаются внедрением и вот он — лайфхайк. CRM-ЕЩЕ-Настройки
И там есть раздел Настройка форм и отчетов и пункт Пользовательские поля.

После того, как я месяц промучалась с настройкой и наконец сделала форму, которую мне надо и поставила ее на сайт, прилетели следующие грабли.

Лид уходит в систему и вы никогда о нем не узнаете, если не будете находится в системе постоянно. Так я упустила хорошего клиента. Он честно заполнил форму, а я два дня ее не видела.

Оказывается, в форме надо назначить ответственного, кто будет отвечать на за Лиды. И тогда Лид появится в разделе «Мои дела» именно у того человека, который назначен.

 

И тут кроется главная проблема. Нет уведомления на почту или еще куда.

Даже если вы заходите в Битрикс24 у вас не будет огромной мигающей кнопки — ВНИМАНИЕ!!! У ВАС НОВАЯ ЗАЯВКА- СРОЧНО ОТВЕТЬТЕ!!!

Вам нужно зайти конкретно в раздел CRM  и только тогда вы увидите что есть заявка. И если ответственный заболел или в отпуске, кроме него тоже никто не увидит.

Самое интересное, что о том, что сотрудник закрыл задачу — уведомление на email приходит. А о том, что есть новая заявка — нет.

Написала о данной проблеме в техподдержку Битрикса — ответа не получила.

Мобильное приложение тоже не спасает. Или приложение так устроено, или у меня на телефоне так, но нужно каждое утро специально загружать приложение Битрикса и делать авторизацию, чтобы оно выдавало пуш-апы.
Если забываешь его загрузить, в фоновом режиме уведомлений не приходит.

Риск пропустить заявки оказался слишком велик и от Битрикса24 было решено отказаться. Вернулись обратно на Гугл-форму, которая присылает уведомления о заполненной форме.

Если вдруг кто знает, как настроить уведомления о заявкам, буду благодарна информации.